Prosty język w oficjalnych pismach i decyzjach
Prosty język to jeden z najważniejszych elementów dostępności. Dzięki niemu oficjalne pisma i decyzje są łatwiejsze do zrozumienia dla wszystkich odbiorców.
Wyobraź sobie, że czytasz ważną umowę lub pismo urzędowe i już po pierwszym akapicie całkowicie gubisz wątek. To nie wina braku skupienia czytelnika, ale efekt przeładowania tekstu barierami językowymi.
Prosty język nie oznacza zubożenia polszczyzny. To skuteczne narzędzie komunikacji, które pozwala przekazywać informacje jasno, zrozumiale i bez niepotrzebnych komplikacji. Kiedy komunikat jest czytelny, odbiorca nie musi dzwonić z prośbą o wyjaśnienia, a organizacja oszczędza czas i zasoby.
Dlaczego warto stosować prosty język?
Złożone i hermetyczne teksty stanowią realną barierę w komunikacji. Mogą zniechęcać do korzystania z usług oraz obniżać poczucie bezpieczeństwa odbiorców.
Szacuje się, że nawet 20% społeczeństwa może przejawiać cechy neuroróżnorodności, które wpływają na sposób przetwarzania informacji. Zrozumiały i odpowiednio sformatowany tekst pomaga jednak wszystkim – nie tylko osobom ze szczególnymi potrzebami poznawczymi.
Badania pokazują, że zastosowanie zasad prostego języka oraz odpowiedniego formatowania może zwiększyć zrozumiałość dokumentów wśród osób neuroatypowych z 71% do blisko 89%.
Więcej o dostępnej komunikacji przeczytasz w artykule Dostępność cyfrowa i informacyjno-komunikacyjna.
Zasady prostego języka w praktyce
Wdrażanie prostego języka nie wymaga rewolucji. Często wystarczy zastosować kilka podstawowych zasad.
Zacznij od najważniejszej informacji
Najważniejszy komunikat, decyzja lub prośba powinny znaleźć się na początku pisma.
Pisz bezpośrednio
Stosuj formy „my”, „ja”, „Pan”, „Pani” lub „Państwo”. Dzięki temu komunikacja staje się bardziej naturalna.
Unikaj strony biernej
Zamiast pisać:
Projekt zostanie przedstawiony do konsultacji.
lepiej napisać:
Przedstawimy projekt do konsultacji.
Skracaj zdania
Jedno zdanie powinno przekazywać jedną myśl. Najlepiej, aby nie przekraczało 15-20 wyrazów.
Dbaj o czytelny układ
Stosuj śródtytuły, wypunktowania oraz tabele. Dzięki temu odbiorca szybciej odnajdzie potrzebne informacje.
Jak pisać prostym językiem? Przykłady
1. Unikaj ukrywania wykonawcy
Źle:
W celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji ustalono, że projekt zostanie przedstawiony do konsultacji.
Dobrze:
Abyśmy mogli szybciej podejmować decyzje, przedstawimy projekt do konsultacji.
2. Ogranicz rzeczowniki odczasownikowe
Źle:
Niestawienie się w urzędzie oraz nieuzupełnienie dokumentacji będzie skutkowało nierozpatrzeniem wniosku.
Dobrze:
Jeśli nie przyjdzie Pan do urzędu i nie dostarczy dokumentów, nie rozpatrzymy Pana wniosku.
3. Unikaj urzędowego żargonu
Źle:
W odpowiedzi na niniejsze pismo pragnę nadmienić, iż w przedmiotowej sprawie dokonano gruntownej analizy.
Dobrze:
Odpowiadając na pismo, wyjaśniamy, że dokładnie przeanalizowaliśmy tę sprawę.
4. Nie twórz długich bloków tekstu
Źle:
W przypadku nieuiszczenia należnej sumy na wskazany numer konta w wyznaczonym terminie 14 dni sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego bez ponownego wezwania do zapłaty.
Dobrze:
Prosimy o wpłatę w ciągu 14 dni.
Jeśli płatność nie wpłynie:
- naliczymy odsetki,
- skierujemy sprawę do sądu.
5. Nie rozpoczynaj od podstawy prawnej
Źle:
Działając na podstawie art. 10 ustawy…
Dobrze:
Podstawy prawne naszej decyzji znajdziesz na końcu dokumentu lub w przypisach.
Prosty język buduje dostępność
Wdrożenie prostego języka w codziennej komunikacji to inwestycja, która szybko przynosi wymierne korzyści. Pozwala ograniczyć liczbę błędów, skraca czas obsługi oraz buduje zaufanie oparte na wzajemnym zrozumieniu.
Jest również jednym z elementów wspierających dostępność informacyjno-komunikacyjną oraz profesjonalną obsługę osób ze szczególnymi potrzebami.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie wdrożyć te zasady w swojej organizacji, skontaktuj się z nami i zapytaj o szkolenia z prostego języka oraz audyt dokumentów realizowany przez EmpatiaLAB.