Finansowanie dostępności urzędu – skąd pozyskać środki?

Finansowanie dostępności urzędu może obejmować zarówno likwidację barier architektonicznych, jak i poprawę dostępności stron internetowych, dokumentów oraz e-usług. Samorządy nie muszą pokrywać wszystkich wydatków wyłącznie z własnego budżetu. Mogą korzystać z dotacji, programów PFRON, Funduszy Europejskich oraz preferencyjnych pożyczek.

Dostępny urząd to nie tylko wymóg wynikający z przepisów. Przede wszystkim jest to miejsce, w którym każdy mieszkaniec może samodzielnie uzyskać informację i załatwić swoją sprawę.

Jednocześnie poprawa dostępności wymaga dobrego planu. Innego źródła finansowania potrzebuje urząd, który chce zamontować windę, a innego jednostka planująca przebudowę strony internetowej lub dostosowanie dokumentów cyfrowych.

Dlatego przed rozpoczęciem inwestycji warto poznać dostępne możliwości i sprawdzić, które wydatki mogą zostać objęte wsparciem.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Fundusze Europejskie mogą wspierać dostępność architektoniczną, cyfrową i informacyjno-komunikacyjną.
• Projekt „Dostępny samorząd 2.0” jest skierowany do jednostek samorządu terytorialnego.
• PFRON prowadzi programy wspierające likwidację barier w urzędach i przestrzeni publicznej.
• Fundusz Dostępności oferuje preferencyjne pożyczki na poprawę dostępności budynków.
• Program FERC może finansować rozwój nowoczesnych e-usług oraz kompetencji cyfrowych administracji.
• Dodatkowych możliwości warto szukać w programach regionalnych właściwych dla danego województwa.
• Nabory mają określone terminy, dlatego zawsze trzeba sprawdzić ich aktualny status.
• Audyt i dobrze przygotowany plan zwiększają szanse na uzyskanie wsparcia.

Finansowanie dostępności urzędu – od czego zacząć?

Pierwszym krokiem nie powinno być szukanie przypadkowego konkursu. Najpierw trzeba ustalić, jakie bariery występują w budynku, serwisie internetowym i sposobie obsługi mieszkańców.

Pomocny jest audyt obejmujący między innymi:

• wejście do budynku,
• ciągi komunikacyjne,
• windy i schody,
• toalety,
• oznaczenia i informację wizualną,
• pętle indukcyjne,
• stronę internetową i BIP,
• dokumenty elektroniczne,
• formularze i e-usługi,
• sposób komunikowania się z mieszkańcami.

Na podstawie wyników można przygotować listę potrzeb. Następnie warto podzielić ją na działania pilne, ważne oraz możliwe do wykonania w kolejnych latach.

Dzięki temu jednostka nie próbuje finansować wszystkiego w jednym projekcie. Zamiast tego dobiera odpowiednie źródło do konkretnego rodzaju wydatku.

Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego

Jednym z najważniejszych źródeł wsparcia jest program Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021–2027, czyli FERS.

Program finansuje między innymi działania związane z włączeniem społecznym, podnoszeniem kompetencji oraz poprawą dostępności usług publicznych. Jednocześnie w jego ramach realizowane są projekty skierowane bezpośrednio do instytucji publicznych.

Przykładem jest projekt „Dostępny samorząd 2.0”. Jego celem jest wsparcie jednostek samorządu terytorialnego we wdrażaniu standardów dostępności i planowaniu trwałych zmian. Wsparcie może obejmować między innymi granty na działania wynikające z lokalnych planów poprawy dostępności.

Nabory w projekcie są prowadzone w wyznaczonych terminach. Dlatego przed przygotowaniem wniosku trzeba sprawdzić aktualności publikowane przez PFRON oraz operatorów projektu.

Nie należy zakładać, że nabór jest otwarty przez cały czas. Warto natomiast przygotować audyt i listę planowanych działań wcześniej. Dzięki temu urząd może szybciej zareagować, gdy pojawi się kolejna możliwość uzyskania grantu.

Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy

Jeżeli projekt dotyczy strony internetowej, e-usług, aplikacji lub kompetencji cyfrowych pracowników, warto sprawdzić program Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021–2027, czyli FERC.

Program wspiera transformację cyfrową kraju. Obejmuje między innymi rozwój nowoczesnych e-usług publicznych, cyberbezpieczeństwo oraz podnoszenie kompetencji cyfrowych pracowników administracji.

W zależności od konkretnego naboru finansowanie może dotyczyć:

• przebudowy lub rozwoju e-usług,
• dostosowania systemów do potrzeb użytkowników,
• poprawy jakości usług świadczonych online,
• integracji systemów,
• zwiększenia bezpieczeństwa cyfrowego,
• rozwoju kompetencji pracowników,
• modernizacji rozwiązań informatycznych.

Nie każdy konkurs jest jednak dostępny bezpośrednio dla każdej gminy lub jednostki. Czasem wnioskodawcą może być instytucja centralna, związek jednostek albo określona grupa podmiotów.

Dlatego trzeba sprawdzać nie tylko zakres wydatków, ale także listę uprawnionych wnioskodawców. Aktualizowany harmonogram FERC pokazuje planowane terminy naborów oraz działania, w których będzie można składać wnioski.

Programy regionalne dla województw

Oprócz programów ogólnopolskich każde województwo prowadzi własny program regionalny Funduszy Europejskich.

W zależności od regionu wsparcie może obejmować między innymi:

• modernizację budynków użyteczności publicznej,
• rewitalizację przestrzeni,
• rozwój e-usług lokalnych,
• cyfryzację urzędów,
• poprawę jakości usług społecznych,
• szkolenia pracowników,
• dostosowanie infrastruktury do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami.

Programy regionalne różnią się zakresem, terminami i grupami wnioskodawców. Dlatego urząd powinien śledzić portal funduszy właściwy dla swojego województwa.

Na Portalu Funduszy Europejskich dostępne są odnośniki do programów wszystkich 16 regionów. Można tam również znaleźć harmonogramy i informacje o nowych konkursach.

Co ważne, dostępność często nie występuje w nazwie naboru. Może być jednak elementem większego projektu dotyczącego modernizacji budynku, rewitalizacji, cyfryzacji albo poprawy jakości usług publicznych.

Programy PFRON na likwidację barier

Kolejnym źródłem wsparcia są programy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Jednostki samorządowe powinny zwrócić uwagę przede wszystkim na programy dotyczące likwidacji barier architektonicznych oraz poprawy dostępności przestrzeni publicznej.

Program wyrównywania różnic między regionami III

Program może wspierać likwidację barier architektonicznych w obiektach, które służą osobom z niepełnosprawnościami. W 2026 roku wskazywano między innymi możliwość realizowania działań w urzędach, szkołach oraz innych obiektach publicznych, zgodnie z warunkami poszczególnych obszarów programu.

Wsparcie może dotyczyć na przykład:

• montażu windy lub platformy,
• przebudowy wejścia,
• wykonania pochylni,
• dostosowania ciągów komunikacyjnych,
• likwidacji progów,
• modernizacji dostępnej toalety.

Zakres dofinansowania zależy jednak od aktualnych zasad programu, rodzaju jednostki oraz obszaru, w którym składany jest wniosek.

Program Dostępna przestrzeń publiczna

Program „Dostępna przestrzeń publiczna” wspiera usuwanie barier w przestrzeni oraz w dostępie do usług. PFRON prowadzi go w formie okresowych naborów obejmujących określone moduły i rodzaje projektów.

Trzeci nabór został już rozstrzygnięty, dlatego nie należy przedstawiać go jako stale otwartego źródła finansowania. Mimo to warto monitorować komunikaty PFRON, ponieważ mogą pojawić się kolejne edycje lub nowe programy o podobnym charakterze.

Preferencyjna pożyczka z Funduszu Dostępności

Nie każde wsparcie musi mieć formę bezzwrotnej dotacji. W przypadku większych prac budowlanych warto rozważyć pożyczkę z Funduszu Dostępności obsługiwanego przez Bank Gospodarstwa Krajowego.

Pożyczka jest przeznaczona na zapewnienie dostępności architektonicznej budynków. Może więc pomóc w sfinansowaniu między innymi windy, platformy, pochylni lub przebudowy wejścia.

Fundusz może być rozwiązaniem dla jednostki, która:

• nie znalazła odpowiedniej dotacji,
• potrzebuje wkładu do większego projektu,
• chce szybciej przeprowadzić inwestycję,
• może rozłożyć finansowanie na dłuższy okres.

Trzeba jednak pamiętać, że środki nie są przeznaczone na budowę nowych obiektów. Zasady określają także szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikowalności prac oraz standardu dostępności.

Status naborów może zmieniać się w zależności od dostępnej puli. Przykładowo jeden z naborów prowadzonych przez pośrednika został zawieszony ze względu na wartość złożonych wniosków. Dlatego przed przygotowaniem dokumentacji należy sprawdzić aktualną dostępność środków w BGK oraz u instytucji finansujących.

Czy można wykorzystać środki z Krajowego Planu Odbudowy?

Krajowy Plan Odbudowy może finansować inwestycje związane z cyfryzacją, modernizacją usług oraz rozwojem infrastruktury. Nie jest jednak stałym programem przeznaczonym wyłącznie na dostępność urzędów.

Co więcej, KPO ma ograniczony horyzont realizacji, a wiele naborów dla samorządów i administracji zostało już zakończonych. Dlatego w 2026 roku nie należy opierać całego planu finansowania wyłącznie na tym źródle.

KPO warto sprawdzać wtedy, gdy aktualny nabór:

• dopuszcza udział jednostek samorządowych,
• obejmuje modernizację budynków lub e-usług,
• pozwala finansować elementy dostępności,
• ma termin realizacji możliwy do dotrzymania przez jednostkę.

Jeżeli takich warunków nie ma, lepiej skoncentrować się na programach regionalnych, FERS, FERC, PFRON albo Funduszu Dostępności.

Budżet samorządu i środki własne

Nie wszystkie zmiany wymagają dużego projektu inwestycyjnego. Część działań można sfinansować bezpośrednio z budżetu jednostki.

Dotyczy to między innymi:

• poprawy oznaczeń w budynku,
• zakupu przenośnej pętli indukcyjnej,
• przygotowania dostępnych dokumentów,
• wykonania audytu,
• poprawy wybranych podstron,
• dodania napisów do materiałów wideo,
• szkoleń pracowników,
• przygotowania procedur.

Takie działania można realizować etapami. Jednocześnie środki własne mogą stanowić wkład do większego projektu finansowanego z dotacji lub pożyczki.

W praktyce łączenie różnych źródeł jest często najbardziej rozsądnym rozwiązaniem. Duża inwestycja budowlana może zostać sfinansowana z programu zewnętrznego, natomiast szkolenia, dokumenty i drobne poprawki urząd pokryje z własnego budżetu.

Na co można przeznaczyć otrzymane środki?

Zakres kosztów zależy od regulaminu konkretnego programu. Dlatego nie można zakładać, że każdy nabór sfinansuje wszystkie zaplanowane działania.

Dostępność architektoniczna

Projekt może obejmować między innymi:

• windę lub platformę,
• pochylnię,
• przebudowę wejścia,
• drzwi o odpowiedniej szerokości,
• dostępne toalety,
• oznaczenia kontrastowe,
• pola uwagi,
• poprawę ciągów komunikacyjnych,
• dostosowanie stanowisk obsługi.

Dostępność cyfrowa

W zależności od programu możliwe wydatki mogą dotyczyć:

• przebudowy strony internetowej,
• dostosowania BIP,
• rozwoju dostępnych e-usług,
• poprawy formularzy,
• zakupu lub modernizacji systemu,
• audytów cyfrowych,
• tworzenia dostępnych dokumentów,
• napisów i transkrypcji,
• szkoleń redaktorów.

Dostępność informacyjno-komunikacyjna

Wsparcie może obejmować na przykład:

• pętle indukcyjne,
• tłumaczenia na polski język migowy,
• informacje w tekście łatwym do czytania,
• dostępne tablice i oznaczenia,
• rozwiązania wspierające komunikację,
• szkolenia pracowników pierwszego kontaktu.

Przed wpisaniem kosztu do projektu trzeba sprawdzić, czy regulamin uznaje go za kwalifikowalny.

Jak zwiększyć szanse na uzyskanie finansowania?

Dobrze przygotowany wniosek nie zaczyna się od opisu planowanego zakupu. Najpierw powinien pokazywać rzeczywisty problem mieszkańców.

Przeprowadź audyt

Audyt pozwala wskazać konkretne bariery i ich wpływ na użytkowników. Dzięki temu urząd może uzasadnić, dlaczego potrzebuje windy, nowej strony albo szkoleń.

Ustal priorytety

Nie wszystkie problemy mają takie samo znaczenie. Najpierw warto usuwać bariery, które całkowicie uniemożliwiają skorzystanie z usługi.

Przygotuj realny budżet

Koszty powinny wynikać z ofert, kosztorysów lub rozeznania rynku. Jednocześnie trzeba uwzględnić utrzymanie rozwiązania po zakończeniu projektu.

Pokaż trwałość efektów

Instytucja finansująca powinna wiedzieć, że zakupiona winda będzie serwisowana, a dostępna strona nie straci zgodności po kilku miesiącach.

Dlatego warto opisać procedury, odpowiedzialność pracowników oraz plan dalszych kontroli.

Uwzględnij projektowanie uniwersalne

Projekt powinien służyć możliwie szerokiej grupie mieszkańców. Rozwiązanie nie może tworzyć nowej, oddzielnej ścieżki tylko dla osób z niepełnosprawnościami, jeżeli można zaprojektować wspólną i wygodną usługę dla wszystkich.

Sprawdź regulamin przed rozpoczęciem prac

Nie należy podpisywać umów ani rozpoczynać inwestycji, dopóki regulamin nie potwierdzi, od kiedy wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne.

W przeciwnym razie urząd może wykonać potrzebne prace, ale nie otrzymać ich refundacji.

Gdzie szukać aktualnych naborów?

Informacje o naborach zmieniają się regularnie. Dlatego warto wyznaczyć pracownika, który będzie monitorował:

• Portal Funduszy Europejskich,
• harmonogramy FERS i FERC,
• program regionalny województwa,
• aktualności PFRON,
• stronę Banku Gospodarstwa Krajowego,
• stronę Krajowego Planu Odbudowy,
• komunikaty właściwego urzędu marszałkowskiego.

Portal Funduszy Europejskich publikuje aktualne ogłoszenia o naborach oraz informacje o wnioskodawcach, terminach, wkładzie własnym i zasadach składania dokumentów.

Warto również korzystać z bezpłatnych Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Konsultant może pomóc ustalić, czy planowany projekt pasuje do konkretnego programu.

Jak przygotować urząd przed złożeniem wniosku?

Pozyskanie środków jest łatwiejsze, gdy jednostka wcześniej uporządkuje swoje potrzeby i procedury.

Dobrym początkiem jest audyt oraz przygotowanie planu poprawy dostępności. Następnie warto przeszkolić pracowników, którzy będą odpowiadali za wdrożenie i utrzymanie efektów projektu.

Praktyczne szkolenie z dostępności cyfrowej pomaga osobom odpowiedzialnym za strony, dokumenty i e-usługi unikać błędów podczas codziennej pracy.

Z kolei szkolenie Dostępny Urząd pozwala spojrzeć szerzej na dostępność architektoniczną, cyfrową oraz informacyjno-komunikacyjną. Dzięki temu pracownicy lepiej rozumieją potrzeby mieszkańców i potrafią właściwie zaplanować działania finansowane z projektu.

Szkolenie nie zastąpi inwestycji budowlanej. Jednak bez odpowiedniej wiedzy nawet dobrze dofinansowany projekt może szybko stracić swoją skuteczność.

Najczęściej zadawane pytania

Czy urząd może otrzymać dotację na windę?

Tak, ale możliwość uzyskania wsparcia zależy od aktualnego programu, rodzaju budynku i statusu wnioskodawcy. Warto sprawdzać między innymi programy PFRON, programy regionalne oraz Fundusz Dostępności.

Czy można otrzymać środki na dostosowanie strony internetowej?

Takie wydatki mogą pojawiać się w projektach dotyczących cyfryzacji, e-usług i poprawy dostępności. Możliwości warto szukać przede wszystkim w FERC, FERS oraz programach regionalnych.

Czy audyt może być kosztem projektu?

W niektórych programach audyt, diagnoza lub usługi eksperckie mogą być wydatkiem kwalifikowalnym. Zależy to jednak od zasad konkretnego naboru. Dlatego trzeba sprawdzić katalog kosztów przed złożeniem wniosku.

Czy samorząd musi mieć wkład własny?

To zależy od programu. Część konkursów wymaga wkładu własnego, a inne mogą finansować pełną wartość działań. Informacja zawsze znajduje się w regulaminie naboru.

Czy można łączyć kilka źródeł finansowania?

Tak, pod warunkiem że te same wydatki nie zostaną rozliczone dwukrotnie. Przykładowo dotacja może sfinansować przebudowę wejścia, a środki własne szkolenia i przygotowanie dostępnych dokumentów.

Czy nabór „Dostępny samorząd 2.0” jest stale otwarty?

Nie. Nabory są prowadzone w określonych terminach. Dlatego trzeba sprawdzać aktualności projektu i komunikaty PFRON.

Finansowanie dostępności urzędu – podsumowanie

Finansowanie dostępności urzędu może pochodzić z kilku źródeł. Samorządy mogą korzystać z Funduszy Europejskich, programów PFRON, Funduszu Dostępności oraz własnych budżetów.

W przypadku dostępności cyfrowej warto śledzić przede wszystkim FERC, FERS i programy regionalne. Z kolei inwestycje architektoniczne mogą uzyskać wsparcie z programów PFRON lub preferencyjnej pożyczki BGK.

Najpierw trzeba jednak ustalić rzeczywiste potrzeby mieszkańców. Następnie urząd powinien przygotować audyt, plan działania, harmonogram i realistyczny budżet.

Co ważne, nabory i warunki wsparcia zmieniają się w czasie. Dlatego każdą możliwość należy zweryfikować bezpośrednio przed rozpoczęciem prac i złożeniem wniosku.

Dobrze przygotowany projekt nie kończy się na zakupie windy albo przebudowie strony. Powinien również obejmować procedury, kontrolę efektów oraz rozwój kompetencji pracowników.

Właśnie dlatego warto połączyć inwestycję z audytem dostępności cyfrowej, szkoleniem z dostępności cyfrowej oraz szkoleniem Dostępny Urząd. Dzięki temu pozyskane środki przynoszą trwałą zmianę, z której mieszkańcy mogą korzystać przez kolejne lata.

Źródła

• Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych – projekt „Dostępny samorząd 2.0”.
• Portal Funduszy Europejskich – Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy i harmonogramy naborów.
• Bank Gospodarstwa Krajowego – pożyczka z Funduszu Dostępności.
• PFRON – Program wyrównywania różnic między regionami III.
• PFRON – program „Dostępna przestrzeń publiczna”.
• Portal Funduszy Europejskich – aktualne nabory wniosków.