Kiedy audyt jest obowiązkowy?;

Kiedy audyt jest obowiązkowy? To pytanie często pojawia się w urzędach, instytucjach publicznych, uczelniach, podmiotach leczniczych oraz organizacjach realizujących projekty finansowane ze środków publicznych. Najważniejsze wyjaśnienie brzmi: przepisy zazwyczaj nakładają obowiązek zapewnienia dostępności, ale nie zawsze wymagają przeprowadzenia osobnego audytu przez zewnętrzną firmę.

Audyt jest jednak jednym z najskuteczniejszych sposobów sprawdzenia, czy organizacja rzeczywiście spełnia wymagania dotyczące dostępności architektonicznej, cyfrowej i informacyjno-komunikacyjnej. Pozwala przejść od ogólnych deklaracji do konkretnej listy barier, ryzyk i działań naprawczych.

Kiedy audyt jest obowiązkowy, a kiedy tylko potrzebny?

W polskich przepisach trzeba odróżnić dwie kwestie: obowiązek zapewnienia dostępności oraz obowiązek wykonania audytu. To nie są pojęcia tożsame.

Ustawa o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami określa minimalne wymagania, które powinny spełniać podmioty publiczne. Obejmują one między innymi dostępność architektoniczną, dostępność informacyjno-komunikacyjną oraz dostępność cyfrową. Podmiot publiczny powinien więc organizować swoją działalność tak, aby osoby ze szczególnymi potrzebami mogły korzystać z usług możliwie samodzielnie i na równych zasadach. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/gov/zloz-wniosek-o-zapewnienie-dostepnosci-architektonicznej-lub-informacyjno-komunikacyjnej?utm_source=openai))

Sama ustawa nie oznacza jednak, że każdy urząd, szkoła publiczna czy biblioteka musi przeprowadzać cykliczny, zewnętrzny audyt wszystkich obszarów dostępności. Audyt może być narzędziem realizacji obowiązku, ale w wielu przypadkach przepisy wymagają przede wszystkim osiągnięcia określonego poziomu dostępności, prowadzenia dokumentacji, publikowania informacji lub sporządzania raportów.

Obowiązki podmiotów publicznych w zakresie dostępności

Podmiot publiczny powinien znać stan swojej dostępności i potrafić wykazać, jakie rozwiązania stosuje. W praktyce oznacza to potrzebę przeanalizowania budynków, usług, procedur, dokumentów, stron internetowych oraz sposobu obsługi mieszkańców, klientów, studentów i pacjentów.

Ustawa o zapewnianiu dostępności przewiduje obowiązek sporządzania raportu o stanie zapewniania dostępności. Raport przekazuje się co cztery lata, najpóźniej do 31 marca danego roku, a następnie publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej albo na stronie internetowej podmiotu, jeżeli nie ma on własnej strony BIP. Raport powinien odnosić się do spełniania minimalnych wymagań oraz do przypadków stosowania dostępu alternatywnego. ([eli.gov.pl](https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/1411/text.html?utm_source=openai))

Raport nie jest automatycznie tym samym co audyt. Może jednak opierać się na wynikach audytów, przeglądów, konsultacji z użytkownikami i analizie zgłoszeń dotyczących barier. Jeżeli organizacja nie ma wiarygodnych danych, przygotowanie raportu staje się trudniejsze, a opis działań może mieć wyłącznie deklaratywny charakter.

Czy podmiot publiczny musi wykonać audyt dostępności cyfrowej?

Podmioty publiczne mają obowiązek zapewniać dostępność cyfrową swoich stron internetowych i aplikacji mobilnych. Ustawa wskazuje, że strona lub aplikacja powinny spełniać wymagania dotyczące między innymi postrzegalności, funkcjonalności, zrozumiałości i kompatybilności. Wymagania te są powiązane z normą ETSI EN 301 549 V3.2.1:2021. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/co-musi-byc-dostepne-cyfrowo-na-stronie-internetowej-i-w-aplikacji-mobilnej?utm_source=openai))

Przepisy wymagają również publikowania deklaracji dostępności dla każdej strony internetowej i każdej aplikacji mobilnej podmiotu publicznego. Deklaracja powinna informować o stanie dostępności, niedostępnych elementach, wyłączeniach oraz sposobie zgłaszania problemów. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/kto-za-co-odpowiada-w-zakresie-dostepnosci-cyfrowej?utm_source=openai))

Nie oznacza to jednak, że każda instytucja musi co roku zamawiać pełny audyt ekspercki. Właściciel strony odpowiada za jej dostępność niezależnie od tego, czy zlecił badanie zewnętrznemu audytorowi. Audyt ekspercki jest rekomendowany szczególnie wtedy, gdy serwis jest rozbudowany, był niedawno przebudowywany, zawiera formularze i dokumenty elektroniczne albo pojawiają się skargi użytkowników.

Monitoring państwowy a audyt organizacji

Warto odróżnić audyt prowadzony w ramach monitoringu od audytu zamawianego przez samą organizację. Państwo prowadzi coroczny monitoring wybranych stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Badania mogą mieć charakter uproszczony albo szczegółowy. Szczegółowe audyty wykonują eksperci, często z udziałem użytkowników z niepełnosprawnościami, a raport wskazuje wykryte błędy i przykłady ich występowania. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/o-monitoringu-dostepnosci-cyfrowej?utm_source=openai))

To, że dana strona nie została wybrana do monitoringu, nie zwalnia podmiotu z obowiązku zapewnienia jej dostępności. Podobnie pozytywny wynik wcześniejszego badania nie gwarantuje, że serwis pozostaje dostępny po zmianie systemu, dodaniu nowych dokumentów lub publikacji kolejnych materiałów.

Kiedy audyt może być wymagany w projekcie lub konkursie?

Audyt bywa obowiązkowy nie na podstawie ogólnych przepisów o dostępności, lecz na podstawie regulaminu naboru, umowy o dofinansowanie, procedury grantowej albo wymagań zamawiającego. Dotyczy to zwłaszcza projektów, których celem jest poprawa dostępności budynku, usługi, placówki medycznej lub infrastruktury cyfrowej.

Przykładem są nabory, w których audyt wstępny jest warunkiem ubiegania się o grant. Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że w określonych projektach dotyczących dostępności podmiotów leczniczych audyt wstępny jest jednym z warunków ubiegania się o wsparcie, a jego wykonanie musi odbyć się zgodnie z zasadami danego naboru. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/zdrowie/audyt-dostepnosci2?utm_source=openai))

Dlatego przed rozpoczęciem projektu należy sprawdzić:

• czy audyt jest wskazany jako załącznik do wniosku,
• czy trzeba go wykonać przed złożeniem wniosku, czy dopiero po podpisaniu umowy,
• kto może go przeprowadzić,
• jakie obszary musi obejmować raport,
• czy koszt audytu jest kwalifikowalny,
• czy wymagany jest audyt wstępny, kontrolny, powykonawczy lub certyfikacyjny.

Brak audytu wymaganego w dokumentacji konkursowej może skutkować odrzuceniem wniosku, nieuznaniem wydatku albo problemami z rozliczeniem projektu. W takim przypadku audyt jest obowiązkowy, ponieważ wynika z warunków konkretnego przedsięwzięcia.

Audyty w zamówieniach publicznych

W zamówieniach publicznych audyt może być potrzebny do opisania przedmiotu zamówienia, zweryfikowania istniejących rozwiązań albo odebrania wykonanych prac. Dotyczy to między innymi stron internetowych, aplikacji, systemów informatycznych, dokumentów elektronicznych, modernizacji budynków i usług projektowanych dla mieszkańców.

Nie zawsze trzeba wpisywać do specyfikacji wymóg wykonania audytu. Często ważniejsze jest precyzyjne określenie wymagań dostępności, sposobu testowania i kryteriów odbioru. Audyt może być jednak uzasadniony, gdy zamawiający nie zna stanu wyjściowego albo nie ma własnych kompetencji do oceny zgodności.

W przypadku systemów informatycznych warto połączyć analizę ekspercką z testami z udziałem osób korzystających z technologii asystujących. Sam automatyczny skaner nie wykryje wszystkich problemów, takich jak niejasne komunikaty, nieintuicyjna kolejność elementów, trudności z obsługą formularza czy błędy w procesie zakupu.

Praktyczne wskazówki dotyczące formułowania wymagań można połączyć z materiałem Zamówienia publiczne a dostępność – jak prawidłowo sformułować wymagania w SWZ.

Kiedy audyt warto wykonać, nawet jeśli nie jest formalnie obowiązkowy?

W wielu organizacjach audyt jest rozsądną inwestycją, nawet gdy żaden przepis nie nakazuje zamawiania go wprost. Warto go zaplanować szczególnie w następujących sytuacjach:

• przed uruchomieniem nowej strony internetowej, aplikacji lub e-usługi,
• po dużej modernizacji budynku albo zmianie organizacji obsługi,
• przed publikacją dużej liczby dokumentów i formularzy,
• po otrzymaniu zgłoszeń o niedostępności,
• przed przygotowaniem raportu o stanie dostępności,
• przed przetargiem lub podpisaniem umowy na system informatyczny,
• po wdrożeniu działań naprawczych, aby sprawdzić ich skuteczność,
• gdy organizacja chce uzyskać uporządkowany plan inwestycji i szkoleń.

Audyt nie powinien być traktowany jako jednorazowy dokument do archiwum. Największą wartość przynosi wtedy, gdy prowadzi do decyzji: co poprawić natychmiast, co zaplanować w budżecie, za co odpowiada konkretny pracownik i w jakim terminie należy zweryfikować postęp.

Jakie obszary powinien obejmować audyt?

Zakres badania powinien wynikać z celu audytu. Ogólna ocena dostępności może obejmować trzy podstawowe obszary.

Dostępność architektoniczna

Audyt sprawdza między innymi dojście do budynku, wejścia, ciągi komunikacyjne, windy, schody, toalety, miejsca obsługi, oznaczenia, oświetlenie i możliwość bezpiecznego opuszczenia obiektu. Ważna jest nie tylko obecność pochylni, ale także jej prawidłowe położenie, szerokość, nachylenie i sposób użytkowania.

Dostępność cyfrowa

Badanie może dotyczyć strony internetowej, aplikacji, formularzy, dokumentów PDF, multimediów i systemów transakcyjnych. Rzetelna ocena powinna uwzględniać zarówno analizę kodu i treści, jak i obsługę klawiaturą, czytnikiem ekranu, powiększeniem obrazu oraz innymi sposobami korzystania z serwisu. Więcej podstawowych informacji znajduje się w materiale Czym jest dostępność cyfrowa?.

Dostępność informacyjno-komunikacyjna

W tym obszarze analizuje się możliwość uzyskania informacji, kontaktu z pracownikiem, skorzystania z tłumacza języka migowego, pętli indukcyjnej, alternatywnych form komunikacji oraz prostych i zrozumiałych instrukcji. Sprawdza się także, czy pracownicy wiedzą, jak reagować na różne potrzeby bez wyręczania, oceniania lub wymagania od osoby ujawniania diagnozy.

Jak przygotować organizację do audytu?

Dobre przygotowanie zwiększa wartość badania i ogranicza ryzyko, że raport będzie zbyt ogólny. Przed rozpoczęciem warto wyznaczyć osobę kontaktową, zebrać dokumentację techniczną i ustalić, jakie usługi są najważniejsze z perspektywy użytkowników.

Przydatne jest również zebranie informacji o wcześniejszych skargach, wnioskach o zapewnienie dostępności, zgłoszeniach pracowników oraz trudnościach obserwowanych podczas codziennej obsługi. Audytor powinien znać nie tylko adres budynku lub domenę, lecz także realne procesy: rejestrację, składanie wniosku, odbiór dokumentu, kontakt telefoniczny i obsługę sytuacji nietypowych.

W przypadku audytu cyfrowego należy przygotować listę kluczowych podstron, formularzy, dokumentów i funkcji. Gov.pl podkreśla, że audyt ekspercki może służyć zarówno pełnej ocenie strony lub aplikacji, jak i zaplanowaniu konkretnych działań naprawczych. ([gov.pl](https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/czym-jest-audyt-ekspercki-dostepnosci-cyfrowej-i-jak-go-zorganizowac?utm_source=openai))

Checklist: czy w Twojej organizacji audyt jest obowiązkowy?

1. Czy organizacja jest podmiotem publicznym albo realizuje zadanie publiczne?
2. Czy przepisy dotyczące danego sektora nakładają dodatkowe wymagania?
3. Czy projekt jest finansowany z grantu, dotacji lub środków europejskich?
4. Czy regulamin naboru wymaga audytu jako załącznika lub warunku rozliczenia?
5. Czy zamawiający wymaga raportu z audytu w dokumentacji postępowania?
6. Czy organizacja musi przygotować raport o stanie zapewniania dostępności?
7. Czy w ostatnim czasie powstała nowa strona, aplikacja, usługa lub budynek?
8. Czy użytkownicy zgłaszają bariery, których organizacja nie potrafi samodzielnie ocenić?
9. Czy istnieje plan działań naprawczych, osoby odpowiedzialne i terminy wdrożenia?

Jeśli na którekolwiek z pierwszych pięciu pytań odpowiedź brzmi „tak”, trzeba dokładnie przeanalizować dokumenty i podstawę prawną. Jeśli odpowiedź na pytania dotyczące zmian, skarg lub braku danych również jest twierdząca, audyt będzie prawdopodobnie uzasadniony organizacyjnie, nawet jeśli nie jest formalnie nakazany.

Podsumowanie: audyt jako narzędzie odpowiedzialnego zarządzania

Kiedy audyt jest obowiązkowy? Przede wszystkim wtedy, gdy wymagają go konkretne przepisy sektorowe, regulamin projektu, umowa o dofinansowanie albo dokumentacja zamówienia. W pozostałych przypadkach obowiązkowe jest zapewnienie dostępności, a sposób sprawdzenia jej poziomu może zależeć od organizacji.

Nie warto czekać na skargę, kontrolę ani termin raportowania. Audyt pozwala wcześniej wykryć bariery, uporządkować priorytety i zaplanować działania, które poprawiają samodzielność oraz komfort wszystkich użytkowników. EmpatiaLAB wspiera urzędy, instytucje, uczelnie i firmy w audytach dostępności, szkoleniach oraz wdrażaniu praktycznych rozwiązań. Skontaktuj się z EmpatiaLAB, aby omówić potrzeby swojej organizacji i przygotować zakres badania dopasowany do konkretnego miejsca, usługi lub projektu.

Źródła

• Kto, za co odpowiada w zakresie dostępności cyfrowej
• Monitoring dostępności cyfrowej
• Czym jest audyt ekspercki dostępności cyfrowej i jak go zorganizować
• Audyt dostępności – Ministerstwo Zdrowia
• Złóż wniosek o zapewnienie dostępności architektonicznej lub informacyjno-komunikacyjnej – Gov.pl – Portal Gov.pl
• eli.gov.pl
• Co musi być dostępne cyfrowo na stronie internetowej i w aplikacji mobilnej? – Dostępność cyfrowa – Portal Gov.pl
• Kto, za co odpowiada w zakresie dostępności cyfrowej – Dostępność cyfrowa – Portal Gov.pl